Если ваша компания была выбрана для аудиторской проверки, то агентов налоговой службы обязательно заинтересует рабочий статус ваших сотрудников, то есть количество штатных работников и сотрудников, нанятых по контракту.

В соответствии с Audit Techniques Guide, опубликованном на официальном сайте Налоговой Службы США, агентам предписано обращать особой внимание на классификацию налоговых деклараций (1099, W-2 и т.д.) так как нарушения в этой области могут привести к дополнительному налоговому сбору, стать причиной штрафов и переклассификации рабочего статуса сотрудников, например, работник, нанятый по контракту, может быть классифицирован, как постоянный штатный сотрудник.

Что ищут аудиторы? Вот несколько примеров из инструкции:

1. Бывший сотрудник компании, возвратившийся как независимый консультант с минимальным перерывом в работе
2. Сохранение прежних рабочих отношений/условий

Налоговая Служба (IRS) в курсе того, что в последнее время малый бизнес проводит значительные сокращения штатов. Зачастую штатные сотрудники переводятся на контрактную основу, для того чтобы владельца компаний могли сэкономить на зарплате и отказаться от обеспечения штатных работников социальными пакетоми (benefits). Налоговая Служба не слишком одобряет такую практику.

Агенты Налоговой Службы стараются выявить компании, владельцы которых не в состоянии самостоятельно справиться с объемом заказов и для помощи нанимают сотрудников по контракту. Зачастую это приводит к тому, что контрактники, хоть и числятся таковыми, работают как штатные сотрудники, что потенциально может быть признано их неправильной классификацией.

На сегодняшний день не существует достаточно чёткой формулировки, для определения классификации сотрудника, что ещё больше затрудняет эту классификацию. Аудитор будет полагаться на Section 530 налогового законодательства, которая дает самому агенту возможность взвесить все факты и обстоятельства и определить правомерность классификации сотрудников в каждом индивидуальном случае.

Специалисты считают что, Налоговая служба будет старается определить неправильную с их точки зрения квалификацию штатных работников. Нет четких критериев, которые могли бы определить статус независимого рабочего, нанятого по контракту, но характерной для такой классификации является ситуация, когда контрактники сами определяют как, когда и при каких условиях будет выполнена работа, определенная рамками контракта.

В первую очередь аудиторы потребуют формы 1099 для каждого сотрудника фирмы, работающего по контракту. Если формы не будут предоставлены, компания может быть оштрафована или 
ограничена в возможности списания налогов. Предоставив правильно оформленные налоговые формы, вы застрахуете себя от подобной ситуации. Но будьте внимательны: сотрудники, нанятые по контракту могут не задекларировать свой доход, на основании того, что не получили от вас форму 1099. Это, конечно, не уважительная причина, но аудиторская проверка может быть распространена и на этих сотрудников.

Следующее, что может заинтересовать агентов налоговой службы, критерии по которым независимые сотрудники могут и должны быть классифицированы как штатные: финансовый контроль, контроль исполнения работы, отношения внутри компании. Агенты будут тщательно анализировать рабочие обязанности сотрудников, уровень их ответственности и степень управления другими сотрудниками. Так же интерес будет представлять область бизнеса, в которой предоставляют услуги, как компания, так и независимый сотрудник. Например, если в юридической компании работает независимый сотрудник, занимающийся разработкой веб сайта, это расценивается совсем по-другому, нежели контракт с сотрудником, так же оказывающим юридические услуги.

Следующий фактор, помогающий классифицировать рабочий статус сотрудника – установившаяся практика. Опреление в IRS Audit Techniques Guide: звучящее так: “Долгосрочная, общепринятая практика в рамках значительного индустриального сегмента, базирующаяся в географическом местоположении, в котором индивидуум оказывает свои деловые услуги” может помочь варьировать положения Section 530. Как пример, можно привести судебное разбирательство General Investment Corporation v. United States, 823 F.2d 337 (9th Cir. 1987) когда горнодобывающей компании было разрешено нанимать шахтеров на контрактной основе, на основании того, что так делалось всегда.

То же относиться и к компаниям, занимающимся операциями с недвижимостью. Стандартная практика таких компаний – нанимать агентов на комиссионной основе. Тем не менее, сотрудникам, обслуживающим офис таких компаний, лучше иметь статус штатных.

Разумеется, если у вас есть специальное информационное письмо из Налоговой Службы с ответом на ваш запрос, позволяющее вам нанимать сотрудников на контрактной основе или другие документы Налоговой Службы, дающие такое право, предъявите их аудитору – это сэкономит время и вам и ему.

Если дело все же дошло до определения суммы штрафа, вполне возможно, что вам его не назначат, если вы сумеете доказать, что действовали добросовестно (acted in “good faith”). В общих чертах, это означает, что аудитор убедился в том, что вы были убеждены, что классифицируете рабочий статус своих сотрудников правильно и что вы предоставили сотрудникам необходимые декларационные формы 1099.

В офисе Ирины Спришен, CPA, PC, работают для того, чтобы добиться максимального налогового послабления для клиента. Сотрудники компании в курсе самых последних законодательных новшеств в сфере налогообложения. Наш офис всегда к вашим услугам, а наши специалисты всегда в курсе того, как помочь гражданам избежать неприятностей с представителями государственной налоговой службы. Если Вы заинтересованы в получении более детальной информации по налоговым вопросам 

звоните к нам в офис: 215 942 2980